Hoe schrijf je een goede beleidsnota?

Uit een gemeentelijke beleidsnota: “Voor het alternatief van de dwangsom mag echter niet worden gekozen als, gelet op het belang dat geschonden wordt door overtreding van het betreffende wettelijk voorschrift, het risico van voortzetting of herhaling van de overtreding – ondanks de dwangsom – nog aanwezig is.”

Zo’n onleesbare passage is niet uniek. Nog steeds kom ik onleesbare beleidsnota’s tegen. De overheid heeft hierin een naam hoog te houden, maar ook andere organisaties en bedrijven slagen er slecht in duidelijke taal te schrijven. Umberto Eco is beter te verteren, en dat zegt toch wel iets.

Ik geloof best dat de nota-schrijver moeite heeft gedaan, maar voor de gemiddelde lezer is het taaie stof. En met de weelde aan veel beter geschreven teksten, laat je de nota al gauw links liggen. De samenvatting en de conclusies even scannen, dat is de maximale inspanning die ik ervoor over heb. Mits die aanwezig zijn en leesbaar.

Prettig leesbaar is niet moeilijk

En dat terwijl het niet echt moeilijk is beleidsstukken te schrijven die prettig leesbaar zijn, to-the-point en snel tot een besluit kunnen leiden.

Want daar gaat het uiteindelijk om. Een beleidsnota is niets anders dan een advies om een bepaald probleem op een bepaalde manier aan te pakken. Soms eenvoudige problemen, soms complexe.

Fokke en Sukke lazen de beleidsnota

Het doel van een nota-schrijver is: beslissers een snelle manier voor besluitvorming geven. En dat is dus wat anders dan al je kennis te etaleren.

Hoe schrijf je een goede beleidsnota?

Ik hanteer zelf het IKEA-model. IKEA is eigenlijk IK3A, maar een acroniem onthoudt nu eenmaal beter.

IK3A staat voor:

  • Inleiding
    Waarom deze nota? Of op welke vraag/probleem geeft deze nota antwoord?
  • Kader
    Wat is de huidige situatie?
  • Advies
    Hoe is de vraag / het probleem uit de inleiding het beste te beantwoorden / op te lossen?
  • Argumenten
    Waarom juist dit advies / deze oplossing?
  • Actie
    Wie gaat wat doen na besluitvorming?

Door deze indeling te gebruiken, focus je op de kern van het probleem. Er is altijd een reden waarom je een nota schrijft. Het is voor de lezer prettig dat direct in de inleiding te lezen.

En omdat jij de deskundige bent, kun je ook snel het kader schetsen. Wat is er eerder gebeurd? Waarom is dit een probleem geworden? Hoe hebben we het eerder aangepakt? Wat zegt de landelijke regelgeving?

Hoewel er veel voor te zeggen is eerst de argumenten op te sommen en af te wegen voordat je met een advies komt, vinden de meeste mensen het prettig direct te weten wat de kern van de oplossing is. Dat is geen spoilers geven maar effectief schrijven.

Na het advies geef je aan wat de argumenten hiervoor zijn. Soms ligt daar een heel onderzoek naar voor- en nadelen van verschillende alternatieven aan ten grondslag. Die beschrijf je niet in je nota. Wel kun je die als bijlage toevoegen. Voor de lezer met veel tijd.

Tot slot het onderdeel dat meestal ontbreekt: wie gaat wat doen. En wanneer is het klaar. Actie dus. Want anders blijft een nota een papieren werkelijkheid en wordt jouw advies nooit de oplossing voor het probleem.

Kort en krachtig

Natuurlijk kun je een nota met deze vijf onderdelen nog steeds laten bestaan uit twintig A4’tjes. Mijn ervaring is dat het meestal in 2, soms 3 A4’tjes klaar is. Eventuele bijlagen niet meegerekend.

Nog wel een waarschuwing. Niet elke besluitvormer accepteert een korte nota. Want als het kort is, heb je er te weinig tijd in gestoken. En kan het dus geen kwaliteit hebben. Uiteraard maakt jouw helder geschreven nota duidelijk dat zo’n vooroordeel verleden tijd is.

De passage uit de eerste alinea vond ik in een (oude) column van Frits Abrahams uit oktober 1999.

Leuk als je reageert