Hoe schrijf je een goede beleidsnota?

“Heb je die beleidsnota van de afdeling Zorg gezien?” Je collega zucht terwijl ze door een stapel papieren bladert. “35 pagina’s… niet doorheen te komen.”

Zelf zit je achter je PC en staart naar je scherm. De cursor knippert onder de titel van jouw beleidsnota. Die titel, die heb je. Maar hoe zorg je voor de rest? En wat moet je doen om je leidinggevende of bestuurder blij te maken met een goed advies?

Na 30 jaar ervaring als communicatieadviseur en schrijfcoach weet ik: je bent niet de enige die hiermee worstelt. En als je er al in slaagt de beleidsnota te schrijven, loop je grote kans dat ie slechts oppervlakkig wordt gescand. Of erger nog: helemaal niet gelezen.

En dat terwijl jouw werk cruciaal is voor goede besluitvorming. Of het nu gaat om gemeentelijk beleid of voorstellen voor betere zorgprocessen.

Is jouw beleidsnotitie leesbaar?

Goede besluitvorming wordt niet makkelijker met beleidsnotities die dit soort onleesbare passages bevatten:

“Voor het alternatief van de dwangsom mag echter niet worden gekozen als, gelet op het belang dat geschonden wordt door overtreding van het betreffende wettelijk voorschrift, het risico van voortzetting of herhaling van de overtreding – ondanks de dwangsom – nog aanwezig is.”
Beleidsnota gemeente Maasdriel (uit 1999)

Zo’n onleesbare passage De passage vond ik in een (oude) column van Frits Abrahams uit oktober 1999. is niet uniek. Decennia later kom ik nog steeds onleesbare beleidsstukken tegen. De overheid heeft hierin een naam hoog te houden, maar ook andere organisaties en bedrijven slagen er slecht in duidelijke taal te schrijven. 

Ik weet zeker dat de notaschrijver moeite heeft gedaan, maar voor de gemiddelde lezer is het taaie stof. En met de weelde aan veel beter geschreven teksten, laat je zo’n beleidsnotitie al gauw links liggen.

Prettig leesbaar is niet moeilijk

En dat terwijl het niet echt moeilijk is beleidsstukken te schrijven die prettig leesbaar zijn, to-the-point en snel tot een besluit kunnen leiden.

Want daar gaat het uiteindelijk om. Een beleidsnota is niets anders dan een advies om een bepaald probleem op een bepaalde manier aan te pakken. Soms eenvoudige problemen, soms complexe.

Het doel van een notaschrijver is: beslissers een snelle manier voor besluitvorming geven. En dat is dus wat anders dan al je kennis te etaleren.

De harde waarheid over beleidsnota’s

In mijn 30 jaar ervaring als schrijfcoach zie ik dat veel beleidsnota’s hun doel missen. Ze zijn te lang, te complex en te weinig gericht op de lezer. Het gevolg:

• Vertraagde besluitvorming;
• Frustratie bij alle betrokkenen;
• Miscommunicatie tussen afdelingen;
• Verspilling van waardevol budget;
• Gemiste kansen voor belangrijke veranderingen.

Laatst zat ik met een beleidsmedewerker van een middelgrote gemeente aan tafel. “Ik weet precies wat ik wil zeggen,” verzuchtte ze, “maar zodra ik begin met schrijven, verval ik in die ambtelijke stijl.”

En zij is niet de enige waarbij waardevolle ideeën die verdrinken in een moeras van beleidstaal. Het probleem ligt niet aan gebrek aan tijd of middelen. Ambtenaren besteden een groot deel van hun werkweek aan het schrijven van beleidsstukken. De oorzaken liggen ergens anders – en ze zijn op te lossen.

Waarom zijn beleidsnota’s vaak zo slecht?

De belangrijkste oorzaken voor de slechte kwaliteit van beleidsnota’s zijn:

1. De “Kennisvloek”

Schrijvers zijn zo vertrouwd met hun onderwerp dat ze vergeten dat hun lezers die kennis niet hebben. Ze willen álles vertellen, wat leidt tot lange, gedetailleerde stukken die de kern verbergen.

2. De “meer is beter” valkuil

Het lijkt wel of beleidsstukken steeds langer worden, terwijl de effectiviteit niet toeneemt. Integendeel: hoe langer het stuk, hoe kleiner de kans dat het grondig gelezen wordt.

3. Het “vakjargon-syndroom”

We zien het dagelijks: schrijvers die denken dat professioneel schrijven betekent dat je moet schrijven in ‘beleidstaal’. Enkele voorbeelden:

❌ “In het kader van de procesoptimalisatie dient er een integrale aanpak geïmplementeerd te worden.”

✅ “We gaan het werkproces verbeteren door alle afdelingen te betrekken.”

❌ “De zorgcontinuïteit staat onder druk door capacitaire problematiek in de personeelssfeer.”

✅ “We hebben te weinig personeel om goede zorg te blijven leveren.”

4. De “context-blindheid”

Schrijvers vergeten vaak dat hun lezers niet dezelfde voorkennis hebben. Een recent voorbeeld uit een gemeentelijke nota:

❌ “Zoals besproken in het Q4-overleg van de werkgroep SVW zal de KPI-methodiek worden aangepast.”

✅ “We passen de manier waarop we resultaten meten aan. Dit komt voort uit de evaluatie van ons sociaal wijkteam in december 2023.”

5. Angst voor kritiek

In mijn trainingen hoor ik vaak dat schrijvers bang zijn voor kritiek. Dit leidt tot:

• Overdreven nuancering (“mogelijk zou het kunnen dat…”)
• Te veel voorbehouden (“onder bepaalde omstandigheden…”)
• Vage formuleringen (“in principe…”)
• Vermijden van concrete uitspraken

6. Gebrek aan structuur

Veel schrijvers duiken direct in het schrijven zonder plan. Het resultaat: een nota zonder duidelijke lijn, waarbij de lezer zelf moet uitzoeken wat nu eigenlijk de kern is.

Deze problemen zijn herkenbaar? Je bent niet alleen.

7. Geen aandacht voor heldere taal

Veel beleidsteksten zijn passief geschreven, hebben te lange zinnen, zijn slechts opgemaakt en gebruiken veel te veel jargon en ouderwetse taal.

Hoe schrijf je een goede beleidsnota?

Ik hanteer zelf het IKEA-model. IKEA is eigenlijk IK3A, maar een acroniem onthoudt nu eenmaal beter.

IK3A staat voor:

• Inleiding
  Waarom deze beleidsnotitie? Of op welke vraag/probleem geeft deze nota antwoord?
• Kader
  Wat is de huidige situatie?
• Advies
  Hoe is de vraag / het probleem uit de inleiding het beste te beantwoorden / op te lossen?
• Argumenten
  Waarom juist dit advies / deze oplossing?
• Actie
  Wie gaat wat doen na besluitvorming?

Voorbeeld beleidsnota

Laat me een voorbeeld geven. Stel, je schrijft een nota over het tekort aan sociale huurwoningen:

• Inleiding: “In onze gemeente wachten 2.500 mensen op een sociale huurwoning. De gemiddelde wachttijd is 7 jaar. Op verzoek van de wethouder geven we in deze beleidsnota advies om dit probleem aan te pakken”
• Kader: “We bouwen nu 100 sociale huurwoningen per jaar. Dit lost het probleem niet op.”
• Advies: “Verhoog de bouw naar 300 woningen per jaar.”
• Argumenten: “Dit is haalbaar omdat…”
• Actie: “De woningcorporatie start in het derde kwartaal met…”

Ik gebruik deze indeling al jaren zelf. Het mooie is: het dwingt je te focussen op de kern van het probleem. Er is namelijk altijd een reden waarom je een nota schrijft. Het is voor de lezer prettig dat direct in de inleiding te lezen.

En omdat jij de deskundige bent, kun je ook snel het kader schetsen. Wat is er eerder gebeurd? Waarom is dit een probleem geworden? Hoe hebben we het eerder aangepakt? Wat zegt de landelijke regelgeving?

Hoewel er veel voor te zeggen is eerst de argumenten op te sommen en af te wegen voordat je met een advies komt, vinden de meeste mensen het prettig direct te weten wat de kern van de oplossing is. Dat is geen spoilers geven, maar effectief schrijven.

Na het advies geef je aan wat de argumenten hiervoor zijn. Soms ligt daar een heel onderzoek naar voor- en nadelen van verschillende alternatieven aan ten grondslag. Die beschrijf je niet in je beleidsnotitie. Wel kun je die als bijlage toevoegen. Voor de lezer met veel tijd.

Tot slot het onderdeel dat meestal ontbreekt: wie gaat wat doen. En wanneer is het klaar. Actie dus. Want anders blijft een nota een papieren werkelijkheid en wordt jouw advies nooit de oplossing voor het probleem.

Kort en krachtig

Natuurlijk kun je een beleidsnotitie met deze vijf onderdelen nog steeds laten bestaan uit twintig A4’tjes. Mijn ervaring is dat het meestal in 2, soms 3 A4’tjes klaar is. Eventuele bijlagen niet meegerekend.

Nog wel een waarschuwing. Niet elke besluitvormer accepteert een korte beleidsnotitie. Want als het kort is, heb je er te weinig tijd in gestoken. En kan het dus geen kwaliteit hebben. Uiteraard maakt jouw helder geschreven beleidsnota duidelijk dat zo’n vooroordeel verleden tijd is.

Van complex naar helder: praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: van beleidstaal naar heldere taal

Oorspronkelijke tekst:

“Ten behoeve van de implementatie van het nieuwe beleidskader dient er rekening gehouden te worden met de daaruit voortvloeiende financiële consequenties die mogelijk een significante impact kunnen hebben op de beschikbare budgettaire ruimte in het lopende begrotingsjaar.”

Herschreven versie:

“Het nieuwe beleid kost geld. We moeten controleren of er voldoende budget is voor dit jaar.”

Wat maakt het verschil?

• Van 44 woorden naar 13 woorden
• Concrete boodschap
• Direct duidelijk wat er moet gebeuren

Voorbeeld 2: de tekst uit Maasdriel over dwangsommen

Origineel:

“Voor het alternatief van de dwangsom mag echter niet worden gekozen als, gelet op het belang dat geschonden wordt door overtreding van het betreffende wettelijk voorschrift, het risico van voortzetting of herhaling van de overtreding – ondanks de dwangsom – nog aanwezig is.”

Herschreven:

“Kies geen dwangsom als de overtreder waarschijnlijk toch doorgaat met de overtreding. Het belang is te groot om dat risico te nemen.”

Persoonlijke begeleiding nodig?

Als schrijfcoach gespecialiseerd in beleidsteksten help ik je graag:

1. Feedback op jouw beleidsnota: Stuur jouw concept-nota en ik reageer binnen 24 uur.
2. Content Coaching: Persoonlijke begeleiding bij het schrijven.
3. Team Training: Workshop ‘Effectieve Beleidsnota’s’ voor jouw afdeling.

Worstel je met een beleidsnota? Ik denk graag met je mee.