Ping. Het is een van de meest grote afleiders, het geluidje dat aangeeft dat je nieuwe e-mail hebt. Of het kleine popup-schermpje dat verschijnt op je scherm. Of de trilling van je smartphone in je broekzak. Mailafleiding is een grote plaag die het je moeilijk maakt je verhaal te schrijven, laat staan af te maken.

Veel schrijvers reageren als een hond van Pavlov. Waar ze ook mee bezig zijn, het wordt direct onderbroken en de smartphone wordt gepakt. Of met alt-tab komt outlook of mail weer in beeld. De mail heeft prioriteit. En vraagt actie.

E-mailAls het nodig is wordt de mail beantwoord, de bijlage gelezen of een link die in het berichtje stond gevolgd. En voor je het weet ben je tien minuten of een uur verder… Waar was je ook alweer mee bezig? Waar in het verhaal zat je?

E-mail is een van de allergrootste afleiders. En het lijkt misschien niet belangrijk Рeven kijken wie er mailde, zoveel tijd kost dat toch niet? Рtoch kost de afleiding je zoveel concentratieverlies dat het gemiddeld weer tien minuten duurt voordat je weer volledig geconcentreerd aan het werk bent.

PING.

Drie tips om geen last van e-mail te hebben:

1. Zet outlook of je e-mailprogramma uit. En als het even kan ook je telefoon

Tsja, dat klinkt wel erg simpel. Maar het is de beste methode om ongestoord te kunnen werken. En eigenlijk de enige manier. Zorg dat je e-mailprogramma niet actief is als je geconcentreerd wilt schrijven. ‘Maar dan ben ik niet bereikbaar.’ Je bent wel bereikbaar, alleen je reageert niet meteen. Dat is geen enkel probleem. Heb je wel eens een brandalarm via de mail gekregen? Precies. Als het echt nodig is, ben je wel degelijk bereikbaar.

2. Plan twee momenten per dag in om je e-mail te checken

Als ik een hele dag achter mijn pc zit te werken, dan check ik maar op twee momenten per dag mijn mail. Dat kost me twee keer maximaal een half uur, meestal veel minder. En dat doe ik ook nog eens op een dusdanig slimme manier dat na het half uurtje mail ik een lege mailbox heb, en iedereen beantwoord is die beantwoord moest worden.

3. Gebruik automatische regels om je e-mail te sorteren

Een groot deel van je mail is niet urgent. Nieuwsbrieven bijvoorbeeld. Die kun je makkelijk op een moment lezen dat je er tijd voor hebt ingeruimd. Alle nieuwsbrieven die ik krijg, komen in een aparte mailbox terecht. Ik plan twee keer per week een moment om ze te lezen. Teksten die ik interessant vind, archiveer ik in Evernote. De rest verwijder ik.

Heb je zelf nog tips om slimmer om te gaan met e-mail? Je kunt ze hieronder kwijt.

Leuk als je reageert