Stress is funest voor slimme schrijvers. Maar is gelukkig makkelijk te voorkomen. Bijvoorbeeld door je e-mailgedrag te veranderen.

E-mail levert op twee manieren stress op

De eerste keer als de mail binnenkomt. Je hoort een geluidje of erger nog: er verschijnt een venstertje met de melding dat er mail is. Vaak ook nog met de afzender en de eerste regels.

En waar je ook mee bezig bent: dan wil je weten wie jou mailt. En ja hoor, je alt-tabt weer naar de mail.

De tweede manier is nog erger.

Je komt uit een bijeenkomst, logt in op je computer en merkt dat veel mensen je in je afwezigheid iets wilden vertellen. Het aantal ongelezen e-mailberichten is groot en het zal stijgen naarmate je langer wacht met antwoorden.

Maar in je achterhoofd knaagt het: zoveel ongelezen mail, misschien zit er wel een heel belangrijke bij.

Hoe voorkom je die stress?

Mijn mailbox heeft aan het einde van de dag nul ongelezen berichten. Sterker nog, er staat geen enkel bericht in.

Mijn Postvak IN is helemaal leeg als ik de avond inga.

En dat kun jij ook.

Hoe zorg je voor een lege mailbox?

Allereerst open ik mijn mailprogramma pas om half twaalf ’s morgens. Tot die tijd ben ik gewoon met andere dingen bezig. Om half twaalf bekijk ik de mail die ik heb gekregen en ga ermee aan de slag.

Bij elke mail kijk ik of ik het binnen twee minuten kan lezen of beantwoorden. Zo ja, dan doe ik dat. En na het lezen of antwoorden delete of archiveer ik het bericht.

Kost het me méér tijd, dan maak ik van het e-mailbericht een taak. In outlook is dat heel simpel: verplaats de e-mail naar je taken.

Het is dan uit Postvak IN, maar niet verdwenen, want het is een taak geworden. Ik open de taak en geef er een deadline aan.

En dan ga ik verder met het volgende bericht.

Afhankelijk van het aantal mails ben ik daar maximaal een half uur mee bezig. Dan sluit ik de mail af en ga andere dingen doen.

Tot een uur of vier.
Dan doe ik hetzelfde als eerder die dag. Daarna geef ik alle taken die ik heb gemaakt een plek in mijn agenda. Ik sleep elke taak naar mijn agenda, schat in hoelang ik ermee bezig ben, kies het voor mij meest geschikte moment van de week om die taak te uit te voeren en blokkeer die ruimte.

Fokke & Sukke

Wat levert dat op?

Aan het einde van de dag is mijn mailbox leeg, heb ik een takenlijst die is ingepland in mijn agenda en weet ik de komende dagen wat ik moet doen.

Maar het allerbelangrijkste: ik heb een lege mailbox en een leeg hoofd.

Niets is vergeten, ik kan met een opgeruimd gevoel de avond in.

Leuk als je reageert