[zynith-toc]
Stop met je mailbox managen (en krijg je leven terug)
Ping!
Daar is-ie weer. Die notificatie die je concentratie aan flarden schiet.
Weet je wat het ergste is? Je kunt er gewoon níet vanaf blijven.
Wist je dat e-mail je op 2 manieren stress oplevert?
De eerste keer als de mail binnenkomt. Je hoort een geluidje of erger nog: er verschijnt een venstertje met de melding dat er mail is. Vaak ook nog met de afzender en de eerste regels.
Kom op, één kijkje kan geen kwaad, toch?
Fout.
En waar je ook mee bezig bent: dan wil je weten wie jou mailt. En ja hoor, je alt-tabt weer naar de mail.
De tweede manier is nog erger
Je komt uit een bijeenkomst, logt in op je computer en merkt dat veel mensen je in je afwezigheid iets wilden vertellen. Het aantal ongelezen e-mailberichten is groot en het zal stijgen naarmate je langer wacht met antwoorden.
Ken je dat gevoel? Die knoop in je maag?
Maar in je achterhoofd knaagt het: zoveel ongelezen mail, misschien zit er wel een heel belangrijke bij.
Ik was zelf ook zo’n mailverslaafde. Mijn record? 2847 ongelezen mails.
Totdat ik er klaar mee was.
Doodmoe van die constante onrust in mijn hoofd. Van dat eeuwige gevoel achter de feiten aan te lopen.
Hoe voorkom je die stress?
Mijn mailbox heeft aan het einde van de dag nul ongelezen berichten. Sterker nog, er staat geen enkel bericht in.
Mijn Postvak IN is helemaal leeg als ik de avond inga.
En dat kun jij ook.
Hoe zorg je voor een lege mailbox?
Laat ik je meenemen in mijn systeem dat werkt als een tierelier:
Allereerst open ik mijn mailprogramma pas om half twaalf ‘s morgens. Tot die tijd ben ik gewoon met andere dingen bezig. Om half twaalf bekijk ik de mail die ik heb gekregen en ga ermee aan de slag.
Bij elke mail kijk ik of ik het binnen twee minuten kan lezen of beantwoorden. Zo ja, dan doe ik dat. En na het lezen of antwoorden delete of archiveer ik het bericht.
Kost het me méér tijd, dan maak ik van het e-mailbericht een taak. In outlook is dat heel simpel: verplaats de e-mail naar je taken.
Het is dan uit Postvak IN, maar niet verdwenen, want het is een taak geworden. Ik open de taak en geef er een deadline aan.
En dan ga ik verder met het volgende bericht.
Afhankelijk van het aantal mails ben ik daar maximaal een half uur mee bezig. Dan sluit ik de mail af en ga andere dingen doen.
Tot een uur of vier. Dan doe ik hetzelfde als eerder die dag. Daarna geef ik alle taken die ik heb gemaakt een plek in mijn agenda. Ik sleep elke taak naar mijn agenda, schat in hoelang ik ermee bezig ben, kies het voor mij meest geschikte moment van de week om die taak te uit te voeren en blokkeer die ruimte.
Extra tips voor een rustige mailbox
1. Schakel alle meldingen uit (ja, echt ALLE)
Weet je wat er gebeurde toen ik eindelijk al mijn meldingen uitzette? Helemaal niets. Geen enkele ramp. Geen gemiste deadlines. Wel voor het eerst in jaren weer dat gevoel van rust in mijn hoofd.
2. Gebruik slimme mappen
Maak filters voor verschillende soorten mail:
- Nieuwsbrieven → apart mapje
- CC-mails → apart mapje
- Directe mail aan jou → Postvak IN
Zo zie je direct wat prioriteit heeft.
3. De kunst van het archiveren
Wees niet bang om mail te archiveren. Met moderne zoekfuncties vind je alles terug. Ik gebruik deze vuistregels:
- Direct verwijderen wat je niet meer nodig hebt
- Archiveren wat je mogelijk nog eens wilt terugvinden
- Alleen in je inbox wat actie vereist
4. Leer mensen je systeem kennen
Vertel collega’s dat je twee vaste mailtijden hebt. Voor echte spoedgevallen kunnen ze je bellen of appen. Zo voorkom je dat mensen gaan zitten wachten op je reactie.
5. Gebruik templates
Maak standaardantwoorden voor veelvoorkomende vragen. Dat scheelt enorm veel tijd en energie.
Wat levert dat op?
Aan het einde van de dag is mijn mailbox leeg, heb ik een takenlijst die is ingepland in mijn agenda en weet ik de komende dagen wat ik moet doen.
Maar het allerbelangrijkste: ik heb een lege mailbox en een leeg hoofd.
Niets is vergeten, ik kan met een opgeruimd gevoel de avond in.
Durf jij de uitdaging aan?
Ik daag je uit: probeer het één week. Gewoon één week.
Wat heb je te verliezen? Behalve je mailstress dan?
Begin met deze drie simpele stappen:
- Kies twee vaste mailtijden voor morgen
- Zet alle meldingen uit
- Maak drie mappen: Inbox, Archief en Nieuwsbrieven
En voor je het weet, ben jij ook die persoon die rustig kan glimlachen bij het zien van een lege inbox.
