Help. Ik ben een mens. Ik wil aandacht. Ik stuur een mail en nog geen halve seconde later ontvang ik de reactie:
“Ik doe mee aan de actie We Quit Mail (WQM) en ontvang liever geen berichten per e-mail. Misschien kun je het ook via intranet doen.”
Wanneer ik opdrachten bij organisaties doe, krijg ik regelmatig zo’n automatisch antwoord. Het gevolg: ik vind de afzender weer wat minder aardig. Ik wil geen standaard reactie, ik wil dat die collega mijn mail leest en beantwoordt.
Intranet als communicatiemiddel
“Wacht even”, hoor ik je denken. “Jij bent toch vóór minder mailen en meer gebruik maken van intranet als communicatiemiddel? Jij bent toch die vent die steeds met tips en trucs komt om minder last van e-mail te hebben? De man die trots op FrankWatching vertelt hoe belangrijk een sociaal intranet is voor de interne communicatie. Jij zou juist een voorstander moeten zijn van zo’n actie om te stoppen met e-mail.”
Klopt. Een begrijpelijke gedachte. En ik moet iets opbiechten: ik heb in het verleden óók automatische WQM-mails verstuurd. Maar ik ben er snel mee gestopt. Na een paar dagen waren mijn collega’s de mails zat. En gelijk hadden ze. Automatisch een e-mail sturen dat je niet mailt, is hetzelfde als zeggen dat je gestopt bent met roken terwijl je een sigaret opsteekt.
Dus we mogen blijven mailen?
Dat is iets te makkelijk gedacht. Maar anders dan met roken, hoef je met e-mail niet radicaal te stoppen. Er is namelijk een goede reden om af en toe toch e-mail te gebruiken.
Je hebt bijvoorbeeld een bericht met bijlage gekregen van iemand van buiten de organisatie. Een interessant verhaal, dat je graag met een collega wilt delen. Dan is de omweg van het bericht kopiëren naar het intranet en het gekoppelde bestand uploaden veel te veel werk. Dat is niet efficiënt. Niet doen dus. Gewoon mailen.
Delen is het nieuwe geven
Maar let op: vaak is zo’n bericht met bijlage interessant voor veel méér collega’s. Bijvoorbeeld die van je eigen afdeling of projectgroep. Dan is het veel slimmer het intranet wél te gebruiken.
Plaats het bericht en het bestand als bijdrage in een passende groepssite en stuur eventueel een tip naar je collega’s. Niemand hoeft het bestand dan apart ergens op te slaan. En je kunt ook meteen laten weten wat je ervan vindt. Misschien kun je zo wel een discussie starten waardoor je werk nog slimmer wordt.