Benedictus van Nursia

Benedictus van Nursia

Een van de populaire manieren om productief te zijn en je doelen te halen, is het volgen van de methode van de heilige Benedictus van Nursia. Deze monnik leefde van 480 tot 547 en staat bekend om zijn kloosterregels. Nu ben ik niet zo van de heiligen en de monniken, maar in zijn denkbeelden zitten zeer bruikbare gedachten.

Kern van zijn aanpak luidt: werk vanuit aandacht en gebruik vaste tijden voor vaste taken.

Dit vergt overigens wel een heel andere manier van denken dan we gewend zijn. Maar door op die manier in het leven te staan, stijgt de kwaliteit van je werk, komt er meer rust in je agenda komt en neemt het plezier in je werk toe.

Benedictus geloofde in het heilzame effect van een vast dagritme met een goede balans tussen ontspanning, inspanning en beschouwing. In zijn tijd bestond het ritme uit acht uur bidden, acht uur werken en acht uur rusten. Waarschijnlijk zul jij je dag op een andere manier willen inrichten, maar belangrijk is te kiezen voor een vast stramien en je daar elke dag aan vast te houden.

Groot voordeel is dat je nooit tijd hoeft te besteden aan de vraag wat je moet doen. Dat leverde de kloosterlingen een gevoel van ontspanning en rust op. Gecombineerd met het eerste principe, alles doen met aandacht, wordt je productiviteit vele malen groter.

Door je activiteiten nauwkeurig te plannen en je aan de begin- en eindtijden te houden, geef je elk deel van de dag zijn eigen waarde. Daarin ben je uitsluitend bezig met wat je doet. En daarbij geldt geen verschil in waarde van de klussen. Of je nu een belangrijk rapport schrijft voor je baas of de tuinbladeren harkt: alle taken verdienen en krijgen dezelfde aandacht. Je zult merken dat als je zo werkt, ‘corvee’ veel minder saai wordt!

Ander voordeel van zo’n duidelijke en vaststaande planning is dat er afwisseling in zit.  Verandering van spijs doet eten. Door inspanning af te wisselen met ontspanning en beide met aandacht te doen ontstaat er veel meer rust in je hoofd.

Regels voor productiviteit

Naast werk met aandacht en een vast stramien had Bendedictus nog enkele belangrijke regels. De eerste drie gaan over de manier waarop je bezig bent. In het Latijns: Stabilitas, Conversatio morum en Obedientia. Maar wellicht is het handig deze drie regels toe te lichten…:-)

Stabilitas: blijf erbij, loop niet weg

Anders gezegd: Als je bezig bent met een taak, laat je niet afleiden. Dit gaat over commitment en je voor langere termijn verbinden aan een doel. Het vergt dat je geduldig bent en oog hebt voor de details. Het betekent ook volhouden en betrokken blijven.

Dit is direct één van de moeilijkste regels, zeker in onze tijd. Afleidingen liggen immers in veelvoud op de loer. Het is de kunst om je handelen een welbewuste keuze van binnenuit te laten zijn en geen straf. Je kiest ergens voor omdat het waarde heeft en je blijft erbij tot het afgerond is.

In zekere zin heeft Stabilitas iets weg van het moderne en populaire mindfulness waar aandacht en aanvaarding belangrijke elementen zijn.

Conversatio morum: elke dag kleine stapjes vooruit

Dit betekent dat je elke dag bezig bent met het – stapje voor stapje – verbeteren van je houding, werk- en levensstijl. Dus ook met de manier waarop je productief bent, of juist niet. Belangrijk is dat je je realiseert dat niet alles in één keer anders moet. Dat is namelijk een garantie voor niet verbeteren.

Maar ja, verbeteren van je houding, werk- en levensstijl is makkelijker gezegd dan gedaan. Bij het aanleren van nieuwe gewoontes blijken de oude erg hardnekkig te zijn. Vandaar de nadruk op stapje-voor-stapje. En tijd nemen om te veranderen. Daar past ook de volgende regel bij.

Obedientia: de kunst van het aandachtig luisteren

Obedientia wordt vaak vertaald als ‘gehoorzaamheid’. Dat wordt hier echter niet bedoeld. Het gaat om het horen in ge-hoor-zaamheid: goed luisteren naar elkaar. Of nog beter: met al je zintuigen openstaan naar wie of wat je aandacht vraagt.

Luister naar je gevoel, je intuïtie en naar de adviezen en/of ervaringen die je tegenkomt. En durf vervolgens te gaan voor dat wat je hart je ingeeft. De kunst is al je zintuigen open te zetten en aandacht te hebben voor wat er gebeurt of gedaan moet worden. Wie écht kijkt en luistert, ziet dingen die in eerste instantie verborgen bleven.

Het tegenovergestelde van obedientia is mopperen. Ik wil niet zover gaan als Benedictus en mopperen een ernstige zonde noemen, maar kenmerk van mopperen is dat het een manier van negatief spreken is vaak vóórdat je aandachtig hebt geluisterd. Vaardigheden

Vaardigheden en tips

Naast deze drie regels zijn er nog twee vaardigheden die Benedictijns time-management kenmerken:

  1. verantwoordelijkheid dragen voor jezelf en anderen
  2. oefenen in de kunst van het beginnen en ophouden

Vooral de laatste  is van belang als het gaat om het stoppen van uitstelgedrag. Enkele tips in het licht van Benedictus:

De kunst van het beginnen

  • Maak voor al je taken een planning met een concrete begin- en eindtijd.
  • Houd de afstand tussen begintijd (klok) en het aan de slag gaan zo klein mogelijk. Gebruik eventueel een alarm.
  • Kom in actie en doe wat er gedaan moet worden. Stabilitas!
  • Maak taken klein (knip ze op in subtaken) en concreet: kleine concrete doelen zijn makkelijker te realiseren en dus makkelijker om mee te beginnen. Zie ook het blog over bewezen manieren om in actie te komen.

Terwijl je bezig bent…

Een taak met aandacht uitvoeren zorgt voor verbinding met dat wat je aan het doen bent. Hierdoor doe je tegelijk aan kwaliteitsverbetering. Tegenwoordig zijn de afleidingen echter groot waardoor de aandacht minder wordt. We zijn permanent bereikbaar en proberen veel dingen tegelijkertijd te doen, zonder ons te realiseren dat multitasking uiteindelijk meer tijd kost. Daarbij ben je vaak zelf je eigen stoorzender: je gedachten dwalen maar wat vaak af naar verleden. Hoe voorkom je afleiding? Enkele tips:

  • Zet je telefoon en e-mailmelder uit.
  • Maak een planning van je werkzaamheden. Je hoeft dan niet meer te denken aan wat je anneer doet.
  • Plan het afhandelen van e-mails, het afluisteren van voice-mails, het bellen en het plannen zelf.
  • Werk je op een kantoor: maak afspraken met elkaar over tijden van bereikbaarheid en ‘niet storen’.
  • Doe wat je belooft, creëer duidelijke verwachtingen. Dit voorkomt nieuwe vragen die je kunnen storen in jouw werkzaamheden. Obedientia!

De kunst van stoppen

Het lijkt zo simpel en je doet het vaak zonder dat je het eigenlijk wilt: stoppen met waar je mee bezig bent. Maar soms is het omgekeerde aan de hand. Je bent zo lekker bezig dat je helemaal niet wilt stoppen. Waarom zou je ook stoppen als je juist lekker bezig bent, in een flow zit? Je zou wel gek zijn.

Toch is het verstandig om te stoppen als de geplande tijd erop zit. Bewust ophouden werkt namelijk louterend en bevredigend. Doordat je weet dat je op een bepaald moment stopt, werk je meer gefocust. Daardoor werk je effectiever en met meer plezier. Zou je niet stoppen en doorgaan dan leidt dat uiteindelijk tot een uitgeblust gevoel, zonder bevrediging. Stoppen is dus net zo belangrijk als beginnen.

Tips om te stoppen:

  • Plan je taken met begin- en eindtijdstip. Zet een wekker om je te helpen herinneren aan de eindtijd. Neem rustig de tijd voor het afronden van de taak.
  • Ontwikkel een stopritueel. Ruim bijvoorbeeld alle spullen op die met die taak te maken hebben. Plan direct een vervolgmoment wanneer de taak niet af is.
  • Laat je taak ook psychisch los: kijk even terug naar wat je hebt bereikt en schrijf dat op. Noteer direct ook de laatste gedachten die je over de taak hebt zodat je daar niet meer over hoeft na te denken. De volgende keer heb je die gedachten meteen weer bij de hand.
  • De belangrijkste reden om te stoppen, is om de volgende (ontspannen of inspannende taak) taak met de juiste houding te beginnen!

Tot slot: planningstips

  • handel dagelijks je e-mail af op twee vaste tijdstippen. In de tussentijd staat je mail uit;
  • Zet je taken in je agenda met begin- en eindtijd;
  • Reserveer twee dagdelen per week voor het opvangen van onvoorziene werkzaamheden, brandjes die geblust moeten worden, et cetera;
  • Plan je taken in kleine stapjes; neem tijd om koffie te drinken en te lunchen;
  • Hoe concreter hoe beter: benoem je taken zo duidelijk en praktisch mogelijk;
  • Ga aan het werk, ongeacht hoe je je daarbij voelt;
  • Sluit de dag rustig af en blik even terug;
  • Vermijd multi-tasking.

Dit blog is mede geïnspireerd door de teksten van Wil Derkse, Ingrid Harmsen en Denise Hulst.

Leuk als je reageert