“Die laptop is nog van Balkenende. Ik heb hem nooit gebruikt.”
Verbaasd kijk ik Rutte aan.
“Maar hoe mail je dan?”
“Ik mail nooit. Ik bel. Of ik word gebeld.”
De Toshiba staat op een hoek van zijn bureau in het Torentje. Voor de foto, verklaart de premier. Voor we verder kunnen praten, gaat zijn telefoon. Een ouderwetse Nokia, zie ik. Geen smartphone, alleen geschikt voor bellen en sms’en. “Deze moet ik even nemen. Ik zet hem daarna uit.” Discreet loopt Rutte een zijkamertje in: “Hoi Halbe. Hoe ging het?”
Ik leerde Rutte kennen in 1988. We waren beiden voorzitter van een politieke jongerenorganisatie. Niet dezelfde, en daarom debatteerden we voor publiek en op de radio over een betere toekomst. Als we elkaar nodig hadden, belden we. Met de vaste telefoon. Of we schreven brieven. Op een typemachine of met WordPerfect 4.2. Na mijn politieke leven hielden we contact. Per telefoon of SMS.
Drie decennia later is een wereld zonder e-mail ondenkbaar. Maar ook zonder gebruik te maken van e-mail kun je het dus ver schoppen.
Maar geldt dat voor iedereen?
ICT-bedrijf Atos Origin verklaarde in 2011 Bron: Computable dat ze binnen 3 jaar alle mail uit de organisatie zou bannen. Ze kregen er zelfs een prijs voor.
Drie jaar later bleek het niet gelukt te zijn.Maar Atos bereikte eind 2013 wel een daling van de mail met 60 procent. Kregen Atos-medewerkers eerst gemiddeld 100 berichten per week, eind 2013 waren dat er minder dan 40. En 220 interne projecten gebruikten geen mail voor de communicatie. Bron: Forbes
Atos gebruikt intern geen honderd, maar zestig procent minder mail. De meeste communicatie gaat via hun sociale intranet. Maar de mail speelt nog steeds een rol. Belangrijkste reden: nog niet iedereen van het wereldwijde bedrijf is aangesloten op het intranet.
Atos Origin wil de mail verbannen omdat het teveel tijd opslokt. Hun medewerkers zaten gemiddeld zes uur per dag op Outlook, terwijl veel berichten nutteloos zijn. Nu bellen ze vaker, gebruiken ze de chatfuncties en lopen ze naar elkaar toe om te overleggen.
Rob Pols, de topman van Atos Nederland, vertelde in 2014 tegen de NOS Bron: NOS dat ook hij niet volledig is gestopt: “Vier jaar geleden zou ik alles via de e-mail hebben gedaan. Vandaag doe ik minder dan 5 procent van mijn werk per mail.”
Waarom mailt Rutte niet?
Voor Rutte is wel of niet e-mailen geen discussie. Niet mailen levert hem veel kostbare tijd op. Als hij belt weet hij veel sneller hoe een gesprek is gegaan. Ook leert hij welke emoties tijdens een vergadering een rol speelden en hoe de mensen erbij zaten. Zeker in de politiek is dat belangrijke kennis.
Het bellen gaat snel en zakelijk. Voor koetjes en kalfjes is geen tijd. Rutte belt tussen twee bijeenkomsten door (en afhankelijk van het bezoek ook tijdens een gesprek).
Is bellen voor iedereen de oplossing?
Telefoneren heeft nadelen. Een telefoontje als je net geconcentreerd bezig bent, leidt af. Het duurt weer even voordat je optimaal aan de slag bent. Ook vinden sommige mensen mailen veiliger dan bellen. Ze krijgen niet direct een mogelijk negatieve reactie op een vraag. Ik ken zelfs mensen met bel-angst. Zij doen alles per mail en voorkomen zo het directe contact.
Toch zijn er belangrijke voordelen van bellen. Zeker als het om de relatie met je collega of patiënt gaat. Uit onderzoek (2006) blijkt dat twee op de drie Nederlanders bellen omdat ze persoonlijke aandacht via de telefoon belangrijk vinden voor de (zakelijke) relatie.
Wanneer is bellen beter dan e-mailen?
Moet je twee keer nadenken over het antwoord? Gaat het over een gevoelig onderwerp of komen er emoties aan te pas? Merk je dat het lastig is de juiste woorden te typen? Het zijn dé signalen om te bellen of langs te gaan. Heb je iets meteen nodig? Bellen gaat sneller.
Maar wat als ik niet gestoord wil worden door al die telefoontjes?
Je kunt, net als Rutte, je telefoon uit of in standby zetten op die momenten dat je geconcentreerd wilt werken of in belangrijk overleg bent. Klantvriendelijker is je telefoon (tijdelijk) door te schakelen naar het secretariaat of een collega. Zorg er wel voor op tijd je doorschakeling terug te nemen. En neem een paar momenten per dag de tijd om telefoontjes te beantwoorden.
Als ik buiten kom en langs het Torentje naar huis loop, kijk ik nog even omhoog. En dan naar mijn pasgeboren dochter, de reden voor het bezoek aan Rutte. Ze gaapt en langzaam sluiten haar ogen. De energieke premier en de aansluitende rondleiding door de Trêveszaal waren vermoeiend voor haar. Ik pak mijn iPhone en beantwoord mijn gemiste telefoontjes.
