Ik had vandaag geen zin dit blog te schrijven. Maar ja, de deadline roept, jij zit erop te wachten en ik heb het beloofd. Uitstelgedrag hield me tegen. Gelukkig niet al te lang. En dat gaf me een idee: misschien is het eens goed om te vertellen hoe ik vandaag (en ook andere keren) mezelf in beweging zet en uitstelgedrag zoveel mogelijk voorkom.

Wellicht ken je wat manieren al, maar was je ze vergeten. Misschien lees je wat nieuwe tips. De allerbelangrijkste tip is overigens een heel simpele: gewoon de tips opvolgen. Niet uitsluitend lezen, niet opslaan als favoriet of bookmark. Gewoon doen!

1. Schrijf je taken op

Ik heb een hekel aan piekeren. Een leeg hoofd vind ik erg prettig. Dan kan ik mijmeren en nadenken over de dingen die ik leuk vind. Of een boek lezen of een film kijken zonder dat mijn gedachten afdwalen. Opspringende gedachten als ‘Oh ja, ik moet nog… ‘ ‘Chips, dat mailtje van … vergeten te beantwoorden’ leiden mij ontzettend af. En zijn niet meer nodig sinds ik alles wat ik moet doen opschrijf.

Er zijn tientallen handige programma’s voor het bijhouden van taken. Ik heb er vele gebruikt, maar sinds een paar maanden werk ik alleen nog met Wunderlist. Ik zal je vertellen waarom:

  • het is gratis..:-)
  • het is zowel als app beschikbaar maar ook online (wunderlist.com) en als windows of mac-programma. Het synchroniseert continu, dus waar ik ook ben, al mijn taken zijn aanwezig. Ook als ik even geen iPhone bij de hand heb;
  • het werkt met een eenvoudig systeem van tags en data bijhouden
  • je kunt groeperen
  • je kunt het samen gebruiken met iemand anders
  • je kunt subtaken toevoegen
  • je krijgt waarschuwingen per mail en pop-ups
  • je kunt nieuwe taken per mail toevoegen
  • je kunt taken herhalen (bv elke laatste dag van de maand boekhouding doen)
  • En nog veel meer voordelen.
Andere todo-apps hebben dezelfde of vergelijkbare elementen. Het Nederlandse Thymer.com is bijvoorbeeld erg intuïtief en prettig. Maar heeft geen eigen app. Things is bij velen populair, maar werkte voor mij niet. Uiteindelijk kwam ik uit op Wunderlist en daar voel ik me thuis.
Overigens is alles opschrijven wat je nog moet doen niet voldoende. Minstens zo belangrijk is:

2. Schrijf je taken ‘goed’ op

Een takenlijst met allerlei projecten die je nog moet doen, helpt niet je uitstelgedrag te verminderen. Een van mijn recente taken was het schrijven van een intern communicatieplan. Dat is een grote klus waar meerdere uren in gaan zitten. Eén dag is waarschijnlijk niet voldoende om het af te maken. Als ik de taak Communicatieplan schrijven zie, krijg ik niet iets van “hè lekker, dat ga ik even doen.” Dat vergt wat voorbereidingen. Ik moet wat stukken verzamelen, misschien iemand even spreken over de globale inhoud, wat stukken lezen. Pas als ik dat heb gedaan, kan ik echt gaan schrijven.

Daarom is het essentieel om de taak Communicatieplan schrijven in kleine taken op te delen. Kleine, behapbare taken die zo weinig mogelijk tijd vergen. Die je eenvoudig kunt doen en je na afloop het prettige gevoel geven dat je een taak hebt volbracht en productief bezig bent. Het gaat bij een taak in de kern niet om het afronden van de taak, maar om het beginnen. Bij de productiviteitsmethode van Getting things done gebruiken ze de term ‘Eerste Fysieke Actie‘ (EFA), de eerste actie die je doet om te beginnen. Dat is je eerste taak. Die schrijf je op.

3. Bereid je voor, ‘kleed je aan’

RennenWie mij volgt, weet dat ik de laatste jaren fanatiek hardloop. En met plezier. Maar als ik eerlijk ben, er zijn zeker dagen dat ik er helemaal geen zin in heb. Meestal ga ik toch. Wat mij daarbij erg helpt is om ’s morgens al mijn hardloopkleding aan te trekken (uiteraard alleen als ik niet eerst ergens heen ga). Het zou natuurlijk nog mooier zijn om meteen ’s morgens te gaan lopen, maar mijn lijf is dan niet op zijn best. Ik ren liever wat later.

Als ik mijn hardloopkleren al aan heb, weet ik zeker dat ik ga. Moet ik me eerst omkleden dan is dat een drempel. Mij helpt het, zeker in het weekend.

Dit hardloopvoorbeeld geldt natuurlijk ook voor andere taken. Als je weet wat je vandaag moet doen, kun je daar jezelf op voorbereiden. De kans op uitstel verkleint.

4. Ken je afleidingen en beheers ze

Welk computersysteem je ook gebruikt, je hoort een piepje, krijgt een schermpje in beeld, ziet iets flikkeren, of wat dan ook. Je zult het weten: er is nieuwe e-mail. En dus gaat je scherm op outlook, mail of open je je smartphone. Toch? En als je pech hebt zit in het mailtje een linkje naar een website, die je toch even gaat bekijken en voor je het weet ben je een half uur verder weg van je oorspronkelijke taak.

En mail is slechts één afleider. Neem je altijd je telefoon op, terwijl je aan het werk bent? Beantwoord je steeds de whatsapp of Sms die je krijgt? Wil je op elke twitter-mention meteen reageren?

Dat hoeft natuurlijk niet. Het werkt vele malen slimmer en sneller om gedurende de tijd dat je productief aan iets werkt even alle afleidingen uit te zetten. Telefoongeluid uit (en ook niet in je zak laten trillen). Outlook en Mail uit en alleen datgene doen wat je van plan was. Uit onderzoek blijkt dat het steeds tien minuten kost om weer net zo geconcentreerd te doen waar je mee bezig was als voordat je de e-mail ging checken. Tien minuten…

Wat goed helpt om geconcentreerd te werken is de pomodoro-techniek…

5. Gebruik de tomaattechniek

Het is weinig mensen gegeven gedurende een langere tijd heel geconcentreerd te werken. Het gebeurt soms als je in een flow zit, maar meestal is onze spanningsboog maximaal 25 tot 30 minuten scherp te houden. Na die periode is het verstandig een korte pauze te nemen. Wat mij helpt is de pomodoro (Italiaans voor tomaat)-techniek.

Neem een kookwekker (dat is beter dan je telefoon) of gebruik bijvoorbeeld een speciaal pomodoro-programma en zet hem op 25 minuten. In die 25 minuten werk je geconcentreerd aan je taak. Als de wekker gaat mag je vijf minuten pauze. Vervolgens zet je de wekker opnieuw en werk je verder. Na vier tomaten neem je een langere pauze.

Het voordeel is dat je jezelf belooft 25 minuten aan je taak te werken. Daarna krijg je de beloning in de vorm van een pauze. Het is uiteraard slim dan even iets leuks te gaan doen. Chocola eten bijvoorbeeld. Of even je mail checken. 5 Minuten moet daarvoor genoeg zijn toch…:-)

Het schrijven van dit blog kostte mij twee tomaten..:-) Nu nog een tomaat besteden aan het maken van de nieuwsbrief en ik heb alle vitamines weer binnen.

1 reactie reageer ook

Leuk als je reageert