7 Tips voor begrijpelijk schrijven (op B1-niveau)

Van alle Nederlanders is 2,5 miljoen laaggeletterd. Dat betekent dat ze grote moeite hebben met lezen, schrijven en/of rekenen. Vaak hebben ze ook moeite om met de computer om te gaan. Zij hebben er last van dat veel instanties begrijpelijk schrijven niet belangrijk vinden.

Gelukkig proberen steeds meer gemeenten en instellingen hun teksten eenvoudiger te maken. Ik zie zeker op de nieuwe toptakensites Een toptaken website is een website, waar de bezoeker snel de juiste informatie vindt. Ook kan hij eventueel een bijbehorende taak makkelijk uitvoeren. De Toptaken website is zo ingericht, dat de meest gevraagde onderwerpen van dat moment (de zogenaamde toptaken) het makkelijkst te vinden zijn. (Bron: toptakenwebsite.nl) veel aandacht voor het taalniveau. Korte zinnen. Heldere taal. Ze proberen de vaak ingewikkelde teksten zo eenvoudig mogelijk te schrijven. Top!

Maar folders zijn slecht leesbaar

Helaas is dat nog niet overal zo. En er is vaak ook een groot verschil tussen de website en de papieren folders die de gemeente ook maakt.

Ter illustratie heb ik een folder op internet gevonden van een gemeente. Het gaat over schuldhulpverlening. Een lastig onderwerp. Mensen die met schulden te maken hebben, zijn vaak laag opgeleid. Of hebben een laag taalniveau. Dan is het dus heel belangrijk helder en duidelijk te schrijven. Begrijpelijke taal dus.

Wat is begrijpelijke taal?

Het beste is teksten zo te schrijven dat zoveel mogelijk mensen ze kunnen begrijpen. We noemen dat schrijven op taalniveau B1. In totaal zijn er 6 niveaus. A1 is heel eenvoudig, C2 het moeilijkst. 8 van de 10 mensen begrijpt teksten op B1-niveau. Mensen met taalniveau B1 begrijpen teksten waarin vooral veelgebruikte woorden staan. Ze begrijpen ook moeilijkere woorden, als ze daar veel mee te maken hebben. Bijvoorbeeld door werk, hobby of ziekte.

Terug naar de folder van de gemeente. Laten we beginnen met de inleiding:

Hoe begrijpelijk is deze tekst?

Je kunt tegenwoordig eenvoudig online het taalniveau van een tekst meten.

Als we de tekst hierboven meten, dan blijkt het taalniveau B2 te zijn. Dat betekent dat 6 van de 10 mensen deze inleiding van de folder niet goed begrijpt. Ik heb de rest van de folder ook getest. Het meeste was B2. Soms zelfs B2/C1.

Ik laat nog een stukje tekst zien (inclusief tikfout):

Deze tekst heeft niveau B2/C1. Dus slechts 15 procent van de mensen begrijpt precies wat ze moeten doen als ze hulp nodig hebben met hun schulden. Hopelijk belt de rest het gratis telefoonnummer.

Hoe kan het beter?

Begrijpelijk schrijven is niet eenvoudig. Maar wel heel belangrijk. Dit blog is geschreven op B1-niveau. Hoe schrijf je zo, dat mensen met taalniveau B1 het begrijpen?

1. Het begint met je maximaal te verplaatsen in de lezer

Als ik schrijf, heb ik altijd de gemiddelde lezer voor ogen. Ik schrijf veel voor overheden en zorginstellingen. Dan denk ik aan iemand die iets van de gemeente wil. Of naar het ziekenhuis moet.

Meestal neem ik een onbekend iemand in gedachten. Dat is meestal een persoon die lijkt op verschillende typen die ik ken. Dat werkt voor mij prettig. Maar het kan ook een bekende zijn. Een familielid, buurvrouw of goede kennis. Je gebruikt natuurlijk niet iemand die hbo of universitair geschoold is.

Sommige schrijvers maken een persona van iemand. Een persona is een ijkpersoon met duidelijke kenmerken. Voorbeelden zijn leeftijd, hobby’s, gezin, opleiding, etc. Zo gaat je lezer nog meer leven. En kun je jouw teksten perfect passend maken.

2. Weet wat het doel van je tekst is

Bijna altijd is het doel van de tekst je lezer tot actie te brengen. Hij of zij moet iets gaan doen. Of juist niet meer doen.  Elk woord moet helpen het doel te bereiken. Helpt een woord of zin daar niet bij? Laat het weg. Een mooi voorbeeld hiervan staat op de website Zoek eenvoudige woorden.

Bedenk dus goed wat het probleem van je lezer is. Ik begrijp best dat een ziekenhuis wil vertellen dat dokter Pietersen een belangrijk onderzoek heeft gepubliceerd. Maar een patiënt wil weten wanneer dokter Pietersen spreekuur heeft. Begin met wat de lezer wil weten, niet wat jouw organisatie wil vertellen.

3. Gebruik zoveel mogelijk woorden die (bijna) iedereen kent

En zo weinig mogelijk lange woorden. Je mag moeilijke woorden gebruiken als je zeker weet dat je lezer ze kent. Chronisch zieke patiënten bijvoorbeeld weten vaak heel veel van hun ziekte. En kennen dus ook de ‘moeilijke’ woorden die bij die ziekte horen.

Op de website zoek eenvoudige woorden staan alle woorden op B1-niveau. Staat jouw woord er niet bij? Zoek dan een alternatief. Oeps, alternatief is een woord dat niet op de lijst staat. Kies dan een ander woord. Bijvoorbeeld via synoniemen.net.

4. Maak je zinnen zo kort mogelijk

10 Woorden is lang genoeg, tot 15 woorden mag. Wissel lange en korte zinnen af. Dat vergroot namelijk de leesbaarheid.

Gebruik ook zoveel mogelijk woorden die zinnen verbinden. Voorbeelden zijn omdat, daarom, eerst, daarna.

5. Schrijf actief

Bedenk altijd wie wat doet. Dan hoef je nooit te schrijven dat iets gedaan wordt.
Schrijf dus: De dokter schrijft een recept voor u.
En niet: Er wordt een recept voor u geschreven.

6. Schrijf zo persoonlijk mogelijk

Gebruik ik of wij. Houd het eenvoudig. Breek zinnen af.

Let goed op of de toon past bij je lezer. Veel gemeenten beginnen een brief met Geachte en sluiten af met Hoogachtend. Waarom geen Beste en Met vriendelijke groet? Kies een toon die past bij je organisatie. De toon is de manier waarop je wilt dat anderen de organisatie zien.

7. De opmaak van je tekst maakt het lezen makkelijker

Zeker op websites geldt:

• Schrijf korte alinea’s (maximaal 100 woorden);
• Schrijf over maximaal één onderwerp per alinea;
• Gebruik veel en duidelijke tussenkopjes;
• Zorg voor een heldere opbouw en duidelijke samenhang;
• De eerste zin is de belangrijkste zin van de alinea.

Het resultaat

Theorie en tips geven is makkelijk. Het gaat uiteindelijk om de praktijk. In het volgende blog vind je de twee voorbeelden herschreven terug. Tot 20 procent korter. En op leesniveau B1, dus door 8 van de 10 mensen te begrijpen.

Wil je ook begrijpelijk schrijven? Of teksten die iedereen begrijpt?

Begrijpelijk schrijven is lastig. En het kost ook tijd. Gelukkig kan ik je daarbij helpen. Door training te geven aan medewerkers. Of bestaande teksten te herschrijven.

Neem vrijblijvend contact met me op.

Wil je snel (en gratis) ontdekken wat mogelijk is? Gebruik dan de gratis feedback mogelijkheid.

ContentCoaching. Verfrissende feedback en inspiratie

Ben je tekstschrijver, communicatieadviseur of -medewerker? En vind je het fijn eens over jouw manier van schrijven te praten? Om te zien wat er wellicht slimmer en anders kan. Om eens nieuwe tips en inzichten te krijgen over de (on)mogelijkheden van taal. En over de kracht van communicatie? Kortom, heb je zin in contentcoaching?

€ 247,00 excl. btw

Ga nu winkelen